Como evitar erros de dinheiro em caixa

Por mais que planilhas e cadernos sejam ferramentas que continuam servindo muito bem para determinadas tarefas, é muito alto o índice de incidência do erro humano ao utilizar qualquer uma delas.

Nos dias de hoje, a solução ideal encontra-se ao utilizar um sistema para otimizar o gerenciamento da sua empresa e auxiliar no controle de abertura e fechamento do caixa, facilitando as rotinas diárias.

Você pode até pensar: “Sou um pequeno empresário. Meu negócio não precisa de um sistema de automação do ponto de venda”. Porém saiba que ter um sistema automatizado na empresa não necessariamente custa tanto quanto você pode imaginar, e o investimento feito em um serviço desse tipo traz o retorno esperado logo nos primeiros meses após sua implantação. Porque, afinal de contas, você deve concordar que, por mais simples que o fechamento de caixa possa parecer, ele costuma gerar dúvidas e erros que refletem diretamente no resultado de sua empresa. Se seu saldo de entradas e saídas não fecha, ou se algum outro erro relacionado ao controle de caixa tem acontecido em sua empresa, leia o texto que Diamond preparou para você e saiba como evitar os principais erros neste momento.

Realize o controle diário do fechamento de caixa

Lembre-se: as movimentações de caixa são atividades-chave e devem ser feitas com cuidado. Qualquer erro pode causar impactos financeiros para sua empresa. A rotina é fundamental para ter um fechamento de caixa impecável, onde todas as contas estejam organizadas, os pagamentos em dinheiro e cartão de débito e crédito registrados e os produtos e vendas devidamente contabilizados.

Realizar o controle diário é, sem sombra de dúvida, a melhor forma de conseguir se organizar e acompanhar o fluxo de caixa no final do mês. Dimensionar todas as despesas e receitas vai te possibilitar um controle financeiro eficaz e que viabilize o crescimento do empreendimento de forma sustentável do ponto de vista financeiro.

Sempre confira seu estoque

Falta de controle de estoque é um erro grave, que compromete o controle de caixa. Não verificar diariamente as vendas no fechamento pode gerar vários problemas, quando chega o momento de calcular o fluxo contábil. Essa é uma observação que deve ser feita mesmo em estoques pequenos, porque não importa o tamanho dele: sempre vai ser um capital parado, que tem valor e que deve ser levado em consideração. Ter esse controle facilita na hora de saber o que comprar e o que deve circular com maior urgência O melhor exemplo talvez sejam as mercadorias perecíveis cuja data de validade esteja se aproximando.

Para evitar a falta de controle e entender as necessidades do seu estoque, você deve integrar as entradas e saídas aos pagamentos recebidos para cada venda.

Lembre-se sempre de que as atividades relacionadas ao estoque devem ser sempre tratadas como tarefas de alta relevância e devem ser feitas com responsabilidade. Evite delegar a responsabilidade do estoque a algum profissional que seja responsável também por outro setor, além do próprio estoque. Quando esse é o caso, é comum que ele não tenha o cuidado exigido. Aumenta assim a chance de erros. Todo esse cuidado com o estoque é necessário, porque qualquer erro causa impacto financeiro.

Outra dica valiosa para manter a contínua manutenção do valor do caixa é tratar as contas a pagar, ou pequenos pagamentos, com prioridade e evitar que sejam esquecidos no dia a dia. Ficar atento a esses pagamentos é uma forma de evitar que o controle do seu caixa seja arruinado.

Nós indicamos que você utilize o sistema Diamond para conseguir manter o completo controle do seu caixa. Diamond é a ferramenta ideal para controlar o estoque e o caixa da sua empresa de forma integrada e automatizada. Com os avançados recursos de gestão de estoque, evite a imobilização de recursos e aplique análise de comportamento de saída de itens para auxiliar nos próximos pedidos.

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